90% rychlejší proces s návratností za 3 měsíce: Automatizace vystavování smluv

26/01/2025

  • Segment: Služby

  • Oddělení: HR/Backoffice
  • Řešený problém: chyby během manuálního zpracování smluv


Výzva:
Agentura zaměřená na recruitment čelila velké výzvě v podobě zdlouhavého procesu přípravy smluv pro stovky zaměstnanců každý měsíc. Veškerá agenda spojená se smlouvami, jako jsou informace o zaměstnancích, projektech a jejich náplni práce, byla uložena v nestrukturovaných Excel souborech. To vedlo k mnoha chybám, ztrátě času a frustrující ruční práci, která zbytečně zatěžovala HR tým.

Řešení:
Pro eliminaci těchto problémů byl zaveden automatizovaný systém využívající Power Apps a Power Automate, který zcela transformoval proces přípravy smluv:

  • Centralizovaná aplikace: Byl vytvořen přímý nástroj, který vedl HR tým krok za krokem procesem přípravy smluv, čímž se minimalizovaly chyby.

  • Automatické generování smluv: Uživatelé mohli jednoduše vybrat balíček smluv k vytvoření a systém automaticky vygeneroval potřebné dokumenty.

  • Záznamy a archivace: Automatizace zahrnovala také uchovávání smluv a správu dat, což zlepšilo přehled a dostupnost informací.

Výsledky:

  • Zrychlení procesu: Příprava smluv se zrychlila o 90 %, což umožnilo HR týmu soustředit se na strategické aktivity místo manuální práce.

  • Eliminace chyb: Nový systém zajistil, že všechny smlouvy byly vytvořeny bez jakýchkoli chyb.

  • Návratnost investice: Automatizace se zaplatila během pouhých tří měsíců, což přineslo nejen finanční úsporu, ale i spokojenost HR týmu.

Díky tomuto řešení dokázala agentura zefektivnit své procesy a vyřešit nedostatky v manuálním zpracování smluv. Tento přístup ukazuje, jak mohou technologie pomoci transformovat administrativní operace a zvýšit efektivitu v jakémkoliv odělení.







Share